La stratégie d'externalisation : notre guide complet

Une entreprise peut emprunter plusieurs voies pour sa réussite. Elle peut multiplier ses employés, engager des prestataires externes ou bien externaliser certaines de ses activités. Parmi ces solutions, la stratégie d’externalisation est la plus efficace. Elle donne une certaine flexibilité à l’entreprise en question. Non seulement, elle permet de réduire les coûts, mais son évolutivité est sans fin, elle ne dépend que de votre activité. Sans plus tarder, entamons les détails.

Qu’est-ce qu’une stratégie d’externalisation ?

Une stratégie d’externalisation est lorsque vous décidez de confier une activité de votre entreprise à une entreprise d’externalisation pour une durée de trois mois jusqu’à un contrat à durée indéterminée allant de plusieurs années. La stratégie d’externalisation comprend un corps de métiers en entier et donc tous les moyens matériels et humains pour assurer l’ensemble d’une activité d’une entreprise.

Ces processus de métiers peuvent être le marketing, le service client, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou l’informatique. Dans cette stratégie, l’entreprise d’externalisation prend le contrôle de l’activité, mais le propriétaire peut toujours piloter le projet puisqu’il est le client donneur d’ordre.

Quels sont les types de stratégies d’externalisation ?

Il existe deux types de stratégies d’externalisation : la première est le BPO et la deuxième est la sous-traitance. Le BPO consiste à externaliser un processus métier, tandis que la sous-traitance consiste à déléguer des tâches que l’on ne peut faire soi-même. Généralement, le BPO est sous une durée de trois mois minimum et les prestataires sont une agence ou entreprise d’externalisation légalement reconnue dans son activité. 

En revanche, la sous-traitance peut être occasionnelle et précise et se fait en général avec un freelance ou une entreprise à caractère individuel. Bref, le BPO est une stratégie d’externalisation qui concerne une activité entière comme l’externalisation du service client, tandis que la sous-traitance peut intervenir quand vous êtes surchargé pour répondre aux clients et que vous avez besoin de main-d’œuvre supplémentaire pour une durée limitée.

Quel est l’avantage de la stratégie d’externalisation ?

Le gain de temps, se concentrer sur son activité à forte valeur ajoutée, réduction des coûts sur tous les plans et se faire accompagner par des experts dans leurs domaines, tels sont les avantages de la stratégie d’externalisation. Une entreprise d’externalisation propose des prestations entre 10 à 50 euros l’heure, selon l’activité en question. Pour le cas du service client, cela correspond à 10 euros l’heure. 

En revanche, si vous faites la totalité des salaires des conseillers clients, le coût d’électricité, le loyer, les charges sociales et abonnements, ce prix monte jusqu’à 25 euros par heure. Cela fait donc une différence de 15 euros par heure entre la mise en place d’un service en interne et l’externalisation. Ce coût varie d’une activité à l’autre, mais le principal avantage, à savoir la réduction des frais, demeure toujours.

Quelles sont les activités à externaliser dans cette stratégie ?

Quand il s’agit de stratégie d’externalisation, les activités les plus touchées sont les tâches administratives, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, le service client et le marketing digital et l’informatique. Voyons en détail toutes ces activités et pourquoi il est pertinent de les externaliser.

Sous-traitance des tâches administratives

Avez-vous déjà entendu parler des assistants virtuels administratifs ? Principalement, ils font de la sous-traitance. Donc, il y a une personne qui est très chargée et qui délègue des tâches comme la gestion des emails, la planification des agendas, la préparation des documents, rapports, etc.

Ce sont des tâches chronophages, alors la stratégie d’externalisation est la meilleure solution pour y remédier. Ceci dit, rares sont les entreprises qui externalisent cette activité, ce sont plutôt les freelances qui sont les cibles de cette stratégie.

Externalisation de la comptabilité

La comptabilité a été depuis toujours l’une des tâches les plus longues et fastidieuses et avec un coût relativement haut concernant le salaire. C’est pour cette raison qu’il est de rigueur d’externaliser cette tâche avec une entreprise experte dans le domaine. Il y a plusieurs cabinets disponibles et ils peuvent vous garantir qu’aucune erreur ne se passera dans votre entreprise.

Externalisation de la gestion des ressources humaines

Imaginez-vous passer des heures à passer une annonce de recrutement sur LinkedIn ou des dizaines de plateformes d’offres d’emploi. Après, vous passerez des heures à faire le tri des candidats. Si jamais vous ne trouvez pas la bonne personne, alors vous devez prospecter les candidats. 

C’est chronophage, non ? Autant confier toutes ces tâches à une personne ou une entreprise de recrutement. Autrement dit, autant externaliser la gestion des ressources humaines si vous voulez du temps pour vous concentrer sur votre activité principale.

Externalisation du service client

Le service client fait partie des activités qui doivent être externalisées en raison de l’exigence de cette activité. D’un côté, le service client demande de l’expertise. D’une autre part, il demande du temps et de l’attention. C'est des exigences que vous ne pouvez respecter si vous désirez vous concentrer sur votre cœur de métier. 

Pourtant, le service client est le pilier d’une entreprise, alors si vous voulez un conseil, externalisez votre service client et confiez-le à une entreprise experte dans le domaine comme Gethumancall.

Externalisation du marketing digital

De la création de contenu web jusqu’à la gestion des comptes sur les réseaux sociaux, le marketing digital connaît un essor important ces dernières années. Ce qui signifie, en même temps, qu’il va consommer tout votre temps libre. Le meilleur choix à faire est de le confier à une agence d’externalisation, il y en a des tonnes. À vous de faire le bon tri, car malheureusement, notre activité est l’externalisation du service client, mais pas du marketing digital.

Comment mettre en place une stratégie d’externalisation ?

Pour mettre en place une stratégie d'externalisation, définissez vos objectifs et identifiez les tâches à externaliser. Sélectionnez des prestataires qualifiés, rédigez un contrat précis et établissez des indicateurs de performance. Suivez les progrès, évaluez les résultats, et ajustez la stratégie si nécessaire pour optimiser les bénéfices.

Définition des Objectifs

Une stratégie d'externalisation commence par la définition de vos objectifs. Vous identifiez ensuite les tâches à confier à des prestataires externes. Les coûts et bénéfices de l'externalisation sont alors évalués.

Sélection des Prestataires

Vous recherchez des prestataires qualifiés dans le domaine choisi et analysez leurs compétences et expériences. Les offres reçues sont comparées pour sélectionner le prestataire le plus adapté.

Rédaction du Contrat

Une fois le prestataire choisi, vous rédigez un contrat clair et précis. Les attentes ainsi que les délais sont spécifiés pour éviter toute ambiguïté. Des indicateurs de performance sont établis afin de mesurer les résultats. Une formation est fournie si nécessaire, par exemple pour des nouvelles technologies.

Suivi et Évaluation

Vous maintenez une communication régulière avec le prestataire pour suivre l'avancement des travaux. Les résultats obtenus sont évalués pour vérifier l'efficacité de l'externalisation. Si nécessaire, vous ajustez la stratégie en fonction des résultats observés. La relation de confiance avec les prestataires est cruciale, et les contrats des prestataires performants sont renouvelés.

Gestion des Problèmes et Optimisation

Les problèmes éventuels sont résolus rapidement pour éviter des retards. Enfin, le retour sur investissement est analysé pour mesurer les bénéfices. Les pratiques sont adaptées aux besoins futurs pour optimiser continuellement votre stratégie d’externalisation.

En conclusion

Une stratégie d’externalisation découle d’un désir de se concentrer sur son cœur de métier et de déléguer les tâches fastidieuses et chronophages. Elle intervient également pour améliorer la qualité globale d’une activité, car qui dit externalisation, dit faire appel à une agence experte. Les deux types de stratégies sont le BPO et la sous-traitance. Ce sont deux cibles différentes : l’un concerne un processus de métier et l’autre pour des tâches ponctuelles.

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