Relance facture impayée : guide pour gérer les clients qui ne paient pas

Un minimum de connaissance concernant la relance client pour les factures impayées est recommandé pour chaque entreprise. En effet, la gestion des factures impayées est délicate, d’autant plus qu’elle est obligatoire. La croissance de l’entreprise en dépend, mais si vous faites une erreur dans vos communiqués, vous risquez de perdre beaucoup plus. Pour plus de compréhension, passons tout de suite sur l’importance de la relance client.

L’importance de la relance de facture impayée

Dans le contexte d’une facture impayée, la relance client est le fait de rappeler au client qu’il doit effectuer le paiement d’un achat de produit ou d’un abonnement à service. La relance client est surtout un geste à l’amiable de la part de l’entreprise. L’objectif est d’engager le client et d’éviter toute forme de litige avec ce dernier. À noter que l'envoi de cette lettre n’est pas obligatoire, l’entreprise peut adresser directement un courrier de mise en demeure.

Cependant, si vous adressez immédiatement une lettre de mise en demeure, alors vos clients auront l’impression d’être menacés. Il est possible qu’ils régleront la facture, mais soyez certains que vous les perdrez. Il est donc conseillé d’opter pour la relance de facture impayée pour éviter cette fatalité. 

Les règles concernant la lettre de relance client

Même si la lettre de relance client ne possède pas un caractère juridique comme la mise en demeure, vous devez quand même suivre quelques règles sur son utilisation. Les règles par rapport à la lettre de relance facture impayée sont les suivantes : 

• L’entreprise se doit de rester amiable dans son communiqué. L’agressivité et l’envoi répétitif d’une lettre de relance client sont interdites. 
• Toute forme de menace est également interdite, surtout ceux qui concernent la divulgation des informations personnelles du client.
• La lettre de relance de facture impayée doit être adressée au client en question et à lui tout seul. Il est prohibé de communiquer l’impayée au membre de sa famille ou à son employeur. À noter que cette règle est toujours en vigueur, même si vous effectuez ce geste dans le but d’obtenir le recouvrement auprès de ces personnes. 
• La lettre de relance client est juste un rappel, il ne peut inclure une saisie ou une déclaration forçant le client à recouvrir ses impayées d’une quelconque manière. 

Notez bien que ces règles sont passibles d’une amende allant jusqu’à 100.000 euros et de 7 ans d’emprisonnement. 

Les règles à suivre avant la relance de facture impayée

Avant la relance de la facture impayée, il est important que vous renseignez à vos clients les processus d’achat ainsi que les conditions concernant cette circonstance. Vous serez amené à prendre des mesures envers vos clients s’ils refusent jusqu’au bout le paiement de votre facture. Dans ce cas, l’idéal est de leur communiquer publiquement vos mesures si jamais de telle circonstance se met à produire. 

1- Bien renseigner son processus d’achat

Chaque processus d’achat est différent et c’est également le cas du paiement. Des fois, le paiement se fait avant la livraison et dans d’autres cas après. Parfois, il arrive qu’une entreprise vous laisse utiliser ses services pendant un mois et par la suite, vous payez les frais mensuelles. C’est pour cette raison que vous devez expliquer à votre client comment votre entreprise fonctionne. Il se peut que certains retards de paiement soient à cause d’un détail non pris en charge par vos clients. 

2- Afficher publiquement ses conditions générales au sujet des impayées

Chaque entreprise gère différemment ses impayées, il y a ceux qui font appel directement à  la justice et il y a d'autres qui préfèrent régler l’affaire en interne. Généralement, des frais de retards sont aussi appliqués. Il est important que vous renseignez à vos clients la somme qu’ils vont devoir payer si jamais il y a un retard abusif. 

Les démarches à suivre pour la relance facture impayée

Il est inutile de rappeler qu’il faut agir dès que possible pour régler les impayés. La santé financière de votre entreprise dépend de cette circonstance. Cependant, vous ne pouvez pas intervenir de n’importe quelle façon, vous devez avoir une stratégie. Voyons en détail les démarches à suivre pour la relance client. 

1- effectuer un premier rappel de paiement

Envoyez un rappel de paiement simple et cordial à votre client, lui rappelant la facture impayée et la date d'échéance. Assurez-vous d'inclure les coordonnées pour le paiement ainsi que les détails de la facture.

2- Effectuer un deuxième relance et facturer les pénalités de retard

Si votre client n'a pas réagi au premier rappel, il est temps d'envoyer un deuxième rappel. Cette fois, mentionnez que des pénalités de retard s'appliquent conformément à vos conditions de paiement. Ajoutez également ces pénalités de retard à la facture.

3- Procéder à l’envoi du courrier de mise en demeure

Si les deux rappels précédents sont restés sans réponse, vous pouvez alors envoyer un courrier de mise en demeure. Ce courrier est plus formel et doit indiquer clairement que votre entreprise se réserve le droit de prendre des mesures légales pour récupérer la dette impayée.

En résumé :

La relance d'une facture impayée est un rappel à l’amiable sur les paiements non effectués par les clients. Son importance est qu’il est possible d’éviter la mise en demeure. Vous devez montrer à vos clients les conditions de retards de paiements et les pénalités qui s'ensuivent s’il y en a. Si les rappels ne sont pas efficaces, un courrier de mise en demeure peut être nécessaire. Ce dernier doit être clair, formel et envoyé avec un accusé de réception. En tout cas, si tous ces détails vous semblent compliqués, n’hésitez pas à faire appel à Gethumancall pour effectuer une relance facture impayée à votre place.